Vertrouwen
Met de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) zijn organisaties verplicht beleid te hanteren die de bescherming van persoonsgegevens waarborgt volgens de wetgeving die daarop van toepassing is. CHAB vindt het belangrijk om aan de AVG te voldoen. De wet is van kracht vanaf 25 mei 2018.
Welke gegevens administreren wij
Centrale Huurdersvereniging Alwel Breda (hierna: CHAB) is een vereniging met leden. Deze leden betalen geen contributie en wonen in een huurwoning van Alwel. Daar ligt de basis voor administratie van de persoonsgegevens.
De leden betalen geen contributie. Dit betekent dat er ook geen betalingsgegevens worden geadministreerd. Er worden wel gegevens geadministreerd die het mogelijk maken om met de leden te communiceren. Daarbij kan gedacht worden aan telefoonnummers, e-mailadressen en social media-accounts. Al deze registraties zijn rechtstreeks verbonden met het doel van de vereniging en geven de leden mogelijkheid hun lidmaatschapsrechten uit te oefenen.
Naast de leden administreert CHAB ook gegevens van medewerkers van samenwerkingspartners, adviseurs en leveranciers. Hierbij kan het gaan om medewerkers van de corporatie, gemeenten, collega huurdersorganisaties en allen die op andere wijze zijn betrokken bij het (dagelijks) functioneren van de vereniging.
CHAB administreert daarnaast nog in algemene zin personen die op een of andere wijze verbonden willen zijn aan de vereniging, of op de hoogte willen worden gehouden van activiteiten en/ of nieuwsbrieven die de vereniging uitgeeft.
Bij de ondersteuning van huurders, al dan niet georganiseerd, is het vaak nodig dat er persoonlijke informatie wordt geadministreerd met betrekking tot klachten en gebreken over de woning, woonomgeving en onderlinge relaties. Deze informatie is in haar soort niet beperkt en kan ook medische gegevens bevatten. Dan moet u bijvoorbeeld denken aan het gebruik van een rollator bij klachten over de toegankelijkheid van woning of appartementencomplex of astmatische klachten bij vocht in de woning.
Welke gegevens registreren wij niet
CHAB administreert geen gegevens die betrekking hebben op ras, religie, godsdienst, geaardheid of politieke voorkeur. Medische gegevens worden in principe niet geregistreerd tenzij deze in het belang zijn van de individuele belangenbehartiging. Hiervoor zal apart toestemming worden gevraagd.
Toestemming
Alle personen waarvan gegevens worden geregistreerd wordt om toestemming gevraagd. De personen die niet reageren op het verzoek tot instemming voor registratie worden in principe verwijderd. Hierop zijn uitgezonderd de registraties van de bestaande leden. Hiervan wordt verondersteld dat zij akkoord zijn gegaan opgenomen te worden in de administratie met het afsluiten van het lidmaatschap.
Alle andere persoonsgegevens zullen (op termijn) uit de administratie verwijderd worden als er geen expliciete toestemming wordt ontvangen. Voor het verkrijgen van toestemming wordt één jaar vanaf ingangsdatum privacy-beleid de tijd genomen.
Toestemming wordt gevraagd door middel van een in te vullen formulier op internet dan wel een op papier of per e-mail toe te sturen instemmingsverklaring.
De lidmaatschapsformulieren voor de leden zullen de toestemmingsverklaring duidelijk vermelden. Bij de overige persoonsgegevens zal een duidelijke doelverbinding worden vermeld en wordt de gegevensbeperking duidelijk uitgelegd. De verstrekte toestemming van de betrokkene wordt geregistreerd en is te allen tijde te overleggen aan de betrokkene.
Inzage
De betrokkene heeft te allen tijde inzage in zijn gegevens via zijn persoonlijke omgeving. Ook kan op schriftelijk verzoek inzage verstrekt worden in de eigen gegevens die opgenomen zijn in de administratie.
Verwijdering
De betrokkene heeft het recht om vergeten te worden. Dit betekent dat CHAB op schriftelijk verzoek de gegevens van betrokkene verwijdert. In alle andere gevallen worden bij beëindiging van de relatie de gegevens na 2 jaar verwijderd of geanonimiseerd. Uitgezonderd daarop zijn de gegevens die aan een ander wettelijk regime zijn onderworpen. Bijvoorbeeld de bewaarplicht van de financiële administratie. Deze termijn is vastgesteld op 5 jaar na de controletermijn in totaal 7 jaar.
Aanpassing
De betrokkene heeft recht op inzage en aanpassing van zijn gegevens. Als betrokkene van mening is dat de administratie niet juist is en aangepast dient te worden heeft de betrokkene recht op aanpassing dan wel op een specifieke vermelding die naar de mening van betrokkene recht doet aan de opvatting van betrokkene.
Werken met gegevens
CHAB werkt dagelijks met persoonsgegevens. Raadplegen, analyse en selectie en gegevensuitwisseling vindt plaats in of middels het Lasso-systeem. Alleen medewerkers/ vrijwilligers waarmee een speciale overeenkomst is afgesloten, hebben toegang tot de persoonsgegevens. In deze overeenkomst zijn afspraken opgenomen over gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid.
Verstrekking aan derden bij samenwerking
CHAB verstrekt alleen gegevens aan derden waar een verwerkersovereenkomst mee is afgesloten en waarbij dit noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging.
Verstrekking aan derden met een commercieel belang en of doelstelling
CHAB zal nadrukkelijk geen gegevens beschikbaar stellen dan wel verkopen aan derden waarbij het gebruik van deze gegevens een commerciële doelstelling heeft.